Cómo preparar un informe de ventas para su proceso

Lo primero que se debes hacer antes de enviar un informe de ventas para ser procesado es asegurarte de que es un archivo CSV. Pero, ¿Qué es un archivo CSV? Según Microsoft, es…

Un archivo CSV (Valores Separados por Comas) es un tipo especial de archivo que puedes crear o editar en Excel. En lugar de almacenar información en columnas, los archivos CSV almacenan información separada por comas.

Esa coma que separa la información en un archivo CSV puede ser también otros caracteres, como el tabulador (t), el punto y coma (;) y la misma coma (,). Estos son los más comunes. Lo ideal es que sea un carácter que no se utilice como contenido de las columnas, por lo tanto, aquí van algunos consejos para guardar el CSV y asegurar que no arruines tu archivo.

Consejos

1) Campos separados por punto y coma (;)

El primero de ellos es: guarda tu CSV separado por punto y coma (;). Este carácter no forma parte de la mayoría de los contenidos que pueden estar dentro de las columnas de tu informe de ventas, por eso es el más indicado.

2) Campos con los valores entre comillas (“)

Al guardar el contenido de las celdas entre comillas (“), ayudas a garantizar que la separación de columnas, junto con el separador de columnas en punto y coma, funcione mejor y tu contenido sea procesado correctamente.

3) Guardar los contenidos como fórmulas y no con el resultado de ellas

Puede suceder que el identificador de un video de YouTube comience con el carácter igual (=), haciendo que Excel o LibreOffice interpreten el contenido como una fórmula. Por lo tanto, al guardar el archivo, el contenido se guardará con un error, lo que no será identificado por el procesador de ventas.
Los archivos de ventas nunca contienen fórmulas dentro de sus celdas de contenido. ¡Ten cuidado!

4) Guardar el contenido en UTF-8

Para ayudar con la estandarización. Algunos socios de ventas envían en formatos diferentes, que primero deben ser descubiertos para ser utilizados explícitamente al procesar. Este es un problema complejo, ya que hay que probar todo tipo de charset (conjuntos de caracteres en español) y una persona debe verificar si es legible. ¡Es decir, una misión casi imposible para la máquina!

5) Números usando separador decimal con punto, en notación extranjera

Nuestro procesador es capaz de identificar la mayoría de los casos de presentación de números, pero para asegurar que tus números se interpreten correctamente, guárdalos con el separador decimal con el punto (.), como se hace en el sistema extranjero. En España, mil euros y treinta y cuatro céntimos se representan como 1000,34 € y 1.000,34 €. Lo ideal es que sea de la siguiente manera: 1000.34€.
Esto garantizará, especialmente si esta hoja pasa por muchas personas y sus Excel están configurados de forma diferente, que los valores no se pierdan.
En Libre Office, puedes cambiar el formato para que sea el internacional o abrir el archivo indicando las columnas con el formato internacional.

6) No guardar el contenido como se está visualizando

Otro problema que puede ocurrir es que tu editor de CSV tenga alguna opción de visualización de contenido activada y muestre el contenido de una manera diferente, como ocurre con números muy grandes que a menudo se muestran en notación científica.
Lo que sucede es que el programa muestra el número en notación científica según la cantidad de dígitos que se pueden visualizar en la columna de Excel, por ejemplo. Por eso, el UPC 759108797670 puede convertirse en 7.5911E+11 o 7.6E+11 y la conversión inversa genera resultados diferentes del valor inicial, como 7.5911E+11 se convierte en759110000000 y 7.6E+11 se convierte en 760000000000. Puedes divertirte con esta calculadora en línea.
En Excel, una solución es agregar un apóstrofo (‘) antes de un número para forzar a Excel a tratarlo como texto (lo que incluye una alineación a la izquierda por defecto). Si tienes errores señalados, se mostrará como un número almacenado como error de texto en la celda. Otra opción es formatear la columna como números. El problema con esta opción es que tendrás que hacerlo cada vez que abras una hoja de ventas que contenga UPCs, especialmente.

7) Columnas con nombre en inglés

Algunas distribuidoras permiten descargar tus informes de ventas en varios idiomas. Lo que ocurre es que puede que no hayamos implementado el procesador de ese socio de ventas en el idioma que elegiste o incluso que los nombres de las columnas no estén todos traducidos. (Sí, esto ocurre en las mejores familias). Por eso, lo ideal es que exportes tu informe en inglés. Si no sabes inglés, no habrá diferencia, ya que el informe será importado y procesado correctamente, y en nuestro sistema estará en tu idioma.

8) Elimina cualquier información antes de los títulos de las columnas

Otras distribuidoras o socios de ventas suelen incluir información adicional sobre recibos, nombres de clientes, entre otros, en las primeras líneas de un informe de ventas que solo debería contener líneas de ventas. Esto perjudica a los lectores de archivos CSV, ya que la práctica es que la primera línea contenga los nombres indicativos del contenido de cada columna. Esto ayuda tanto a la persona que visualiza el archivo como a la máquina que lo lee. En nuestro caso, es la máquina, y necesita un formato estándar para trabajar.

Cómo hacerlo

Cómo hacerlo en Libre Office

Primero debes abrir el archivo, luego hacer clic en el menú principal en “Archivo->Guardar como…”, que también se puede acceder con el atajo de teclado “Control+Shift+S”. En la ventana que se abre, selecciona la casilla “Edit filter settings” o “Cambiar opciones de filtro” para que puedas seleccionar las opciones mencionadas anteriormente, como en la imagen de abajo.

Selecciona el nombre del archivo y después de hacer clic en el botón “Guardar”, aparecerá la siguiente ventana para que puedas seleccionar las opciones. Selecciona exactamente como está marcado para guardar como se explicó en este tutorial.

Al guardar en este formato, a través de Libre Office, solucionas los consejos de estandarización del 1 al 4 mencionados anteriormente.

Cómo hacerlo en Excel

Los pasos son los siguientes:

1. Abre el archivo CSV con una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
2. Navega hasta la opción de menú “Archivo” y haz clic en “Guardar como”. Aparecerá la ventana como se muestra a continuación:

 

1. Haz clic en “Buscar” para seleccionar una ubicación para guardar el archivo.
2. La ventana Guardar como se mostrará como se indica a continuación:

 

1. Luego, introduce el nombre del archivo.
2. Selecciona la opción Guardar como tipo como CSV (delimitado por comas) (* .csv).
3. Haz clic en el menú desplegable Herramientas y selecciona Opciones web. Aparecerá una nueva ventana con opciones web como se muestra a continuación:
   

   Seleccionar la opción UTF-8

4. En la pestaña Codificación, selecciona la opción “Unicode (UTF-8)” en el menú desplegable “Guardar este documento como”
5. Finalmente, haz clic en Ok y guarda el archivo.

Conclusión

En un mundo ideal, todos los socios de ventas, i.e. tiendas físicas y digitales, distribuidoras físicas y digitales, cualquier socio que deba reportar ventas utilizaría esta estandarización. Esto reduciría los problemas de procesamiento, el tiempo dedicado a buscar nuevos informes, el tiempo del equipo de soporte del socio de ventas teniendo que atender a sus clientes para revisar las hojas enviadas; en resumen, evitaría una cadena de trabajo innecesaria y mejoraría la percepción del resultado del trabajo de todos nosotros.

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