Como preparar seu relatório de vendas para processamento

A primeira coisa a ser feita antes de enviar um relatório de vendas para ser processado é garantir que ele é um arquivo CSV. Mas o que é um arquivo CSV?  Segundo a Microsoft, ele é…

Um arquivo CSV (Valores Separados por Vírgula) é um tipo especial de arquivo que você pode criar ou editar no Excel. Em vez de armazenar informações em colunas, os arquivos CSV armazenam informações separadas por vírgulas.

Essa vírgula que separa as informações em um arquivo CSV podem ser outros caracteres também, como o tab (\t), o ponto e vírgula (;) e a própria vírgula (,). Esses são os mais comuns. O ideal é que seja um caractere que não seja usado como conteúdo das colunas, por isso, temos algumas dicas para salvar o CSV e garantir que não estrague seu arquivo.

Dicas

1) Campos separados por ponto e vírgula (;)

O primeiro deles é: salve seu CSV separado por ponto e vírgula (;). Esse caractere não participa da maioria dos conteúdos que podem estar dentro das colunas do seu relatório de vendas, por isso é o mais indicado.

2) Campos com os valores entre aspas (“)

Ao salvar o conteúdo das células entre aspas (“), você ajuda a garantir que a separação de colunas, juntamente com o separador de colunas em ponto e vírgula funcione melhor e seu conteúdo seja processado corretamente.

3) Salvar os conteúdos como fórmulas e não com o resultado delas

Pode acontecer do identificador de um vídeo no YouTube iniciar com o caractere igual (=), fazendo com que o Excel ou o LibreOffice interpretem o conteúdo como uma fórmula. Por isso, quando salvar o arquivo, o conteúdo será salvo com um erro, o que não será identificado pelo processador de vendas.

Os arquivos de vendas jamais possuem fórmulas dentro de suas células de conteúdo. Tome cuidado!

4) Salvar o conteúdo em UTF-8

Para ajudar na padronização. Alguns parceiros de vendas enviam em formatos diferentes, que antes precisam ser descobertos para serem utilizados explicitamente quando for processar. Esse é um problema complexo, pois há de se testar todo e qualquer tipo de charset e olhar (uma pessoa humana) para verificar se está legível! Ou seja, missão quase impossível para a máquina!

5) Números usando separador de casa decimal com ponto, em notação estrangeira

Nosso processador é capaz de identificar a maioria dos casos de exibição de números, mas para garantir que seus números sejam interpretados corretamente, salve-os com o separador da casa decimal com o ponto (.), como é feito no sistema estrangeiro. No Brasil, mil reais e trinta e quatro centavos são representados como R$ 1000,34 e R$ 1.000,34. O ideal é que seja da seguinte forma 1000.34.

Isso irá garantir, principalmente se essa planilha passar por muitas pessoas e seus Excel estiverem configurados de forma diferente, que os valores se percam.

No Libre Office, você pode alterar o padrão para ser o internacional ou abrir o arquivo indicando as colunas com o padrão internacional.

6) Não salvar o conteúdo como está sendo exibido

Outro problema que pode acontecer é o do seu editor de CSV estar com alguma opção de visualização de conteúdo ligada e exibir o conteúdo de uma forma diferente, como acontece com número muito grandes que são frequentemente exibidos em notação científica.

O que acontece é que o programa exibe o número em notação científica de acordo com o número de números que dá para visualizar na coluna do Excel, por exemplo. Por isso, o UPC 759108797670 pode se tornar  7.5911E+11 ou 7.6E+11 e a conversão inversa gera resultados diferentes do valor inicial, como 7.5911E+11 vira759110000000 e 7.6E+11 vira 760000000000. Você pode se divertir com essa calculadora online.

No Excel, uma solução é a de adicionar um único apóstrofo (‘) antes de um número forçará o Excel a tratar um número como texto (incluindo um alinhamento à esquerda padrão). E se você tiver erros sinalizados, ele será exibido como um número armazenado como erro de texto na célula. Outra opção é de você formatar a coluna em formato de números. O problema dessa opção é que você terá que fazer sempre que abrir uma planilha de vendas que contenha UPCs, principalmente.

7) Colunas com nome em inglês

Algumas distribuidoras colocam a possibilidade de você baixar seus relatórios de vendas em diversas línguas. O que ocorre é que pode ser que não tenhamos implementado o processador desse seu parceiro de vendas na língua que você escolheu ou até que os nomes das colunas não venham todos traduzidos. Sim, isso acontece nas melhores famílias! Por isso, o ideal é que você exporte seu relatório em inglês. Se você não sabe inglês, não vai fazer diferença, pois o relatório será importado e processado com sucesso e em nosso sistema ele estará na sua língua!

8) Retire qualquer informação antes dos títulos das colunas

Outras distribuidoras ou parceiros de vendas têm o hábito de incluir informações extras sobre recibos, nome do cliente, dentre outras nas primeiras linhas de um relatório de vendas que só deveria conter linhas de vendas. Isso atrapalha os leitores de arquivos CSV, pois a praxe é que a primeira linha contenha os nomes indicativos do conteúdo de cada coluna. Isso ajuda tanto a pessoa que visualiza o arquivo quanto a máquina que lê o arquivo. No nosso caso, é a máquina, e ela precisa de um padrão para poder trabalhar.

Como fazer

Como fazer no Libre Office

Primeiro você deve abrir o arquivo, depois clicar no menu principal em “Arquivo->Salvar como…” que também pode ser acessado pelo atalho de teclado “Control+Shift+S”. Na janela que abrir, selecionar a caixa “Edit filter settings” ou “Alterar opções de filtro” para que você possa selecionar as opções mencionadas acima, como na imagem abaixo.

Selecione o nome do arquivo e após clicar no botão “Salvar”, irá aparecer a janela abaixo para que possa selecionar as opções. Selecione exatamente como está marcado para salvar como foi explicado neste tutorial.

 

Ao salvar neste formato, através do Libre Office, você resolve as dicas de padronização de 1 a 4 citadas acima.

Como fazer no Excel

As etapas são as seguintes:

1. Abra o arquivo CSV com uma planilha do Microsoft Excel.
2. Navegue até a opção de menu “Arquivo” e clique em “Salvar como”. A janela aparece conforme mostrado abaixo:

 

 

1. Clique em “Procurar” para selecionar um local para salvar o arquivo.
2. A janela Salvar como é exibida conforme mostrado abaixo:

 

 

1. Em seguida, insira o nome do arquivo.
2. Selecione a opção Salvar como tipo como CSV (delimitado por vírgulas) (* .csv).
3. Clique na caixa suspensa Ferramentas e clique em Opções da Web. Uma nova janela para opções da web aparece conforme mostrado abaixo: 
   

   Selecionar a opção UTF-8

    

4. Na guia Codificação, selecione a opção “Unicode (UTF-8)” na lista suspensa “Salvar este documento como”
5. Por fim, clique em Ok e salve o arquivo.

Conclusão

No mundo ideal, todos os parceiros de vendas, i.e. lojas físicas e digitais, distribuidoras físicas e digitais, qualquer parceiro que tenha que reportar vendas utilizasse essa padronização. Isso iria diminuir problemas de processamento, tempo gasto para buscar novos relatórios, tempo da equipe de suporte do parceiro de vendas tendo que atender seu cliente para revisar as planilhas enviadas, enfim, evitaria uma cadeia desnecessária de trabalho e iria melhorar a percepção do resultado do trabalho de todos nós!

 

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